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5 etapas para habilitar o SEI na sua cidade

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ADESÃO

Para aderir ao sistema SEI em sua cidade, é necessário assinar o Termo de Adesão e o Acordo de Cooperação Técnica (ACT) entre a Secretaria de Gestão e Governo Digital e a Prodesp, responsável pela cessão do SEI.​

A assinatura do termo e do ACT ocorre dentro do próprio SEI do Governo do Estado, pois ele permite que usuários externos assinem documentos. Essa é apenas uma das várias funcionalidades que otimizam e garantem a eficiência do serviço.

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INTERLOCUTORES

Gestor SEI​
Responsável por coordenar a implantação do SEI na Cidade, garantir que as atividades de implantação e pós implantação ocorram no cronograma definido. Interlocutor das ações do projeto junto ao Gabinete e Secretarias.

Gestor Tecnologia da Informação​
Responsável por coordenar a equipe de suporte de informática, liberando conexão do AD, realizar abertura de chamados e atendimento de dúvidas.

Gestor do Conhecimento​
Responsável por liderar a equipe de multiplicadores na utilização apropriada do sistema, ministrar treinamentos internos e detectar as necessidades específicas dentro de sua organização.

Gestor Documental​
Responsável por orientar os usuários quanto à produção documental e acompanhar a implementação do Sistema Municipal de Arquivos e dos instrumentos de gestão documental.

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REGULAMENTAÇÃO

Da implantação do sistema Sei Cidades
A regulamentação é essencial para garantir a integridade, segurança,  confidencialidade e validade jurídica dos documentos, estabelece regras,  normas e diretrizes para o uso, armazenamento, compartilhamento e proteção  das informações produzidas no sistema.
Para o uso do SEI na Cidade, é necessária a publicação do ato que normatizará a regulamentação.

Da implantação da Gestão Documental dos Municípios
Paralelo ao processo de implantação do Sistema SEI Cidades, o município deverá tomar providências para regulamentar a gestão documental. 
O Arquivo Público Municipal, conforme legislação vigente, é a instituição com a atribuição de fazer a gestão documental, fomentando o apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico, estabelecendo os documentos de arquivo como elementos de prova e informação, bem como a sua guarda e preservação, visando  à disseminação e acesso às informações neles registradas.

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CADASTROS E CONFIGURAÇÕES

As etapas da fase de implantação incluem a configuração do sistema, estruturação dos dados  organizacionais da sua cidade, seus usuários e a realização de testes de conectividade.
É importante que cada uma dessas atividades sejam realizadas com cuidado, para evitar inconsistência de acesso, produção equivocada de documentos e garantir o pleno funcionamento do sistema.

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CAPACITAÇÃO

A capacitação é uma etapa primordial no processo de implantação do SEI. É nessa fase que a equipe será preparada para utilizar a plataforma de maneira correta e eficiente, garantindo que todos possam desempenhar suas funções com agilidade e eficiência.
Para que os treinamentos sejam bem sucedidos e garantir que todos consigam adquirir o conhecimento necessário para o bom uso da ferramenta, o planejamento é primordial.

Interlocutores da Capacitação
Nas ações de capacitação, será definido os multiplicadores que atuarão na implantação do SEI Cidades, contribuindo na disseminação do conhecimento da ferramenta para todos os servidores e empregados públicos municipais.

  • Reunião com o Gestor de Implantação, organizada e mediada pelo Gerente de Projetos PRODESP para orientar a identificação de pessoas com o perfil de multiplicador de conhecimento;
  • Reunião preparatória com o Gestor de Conhecimento, Gestor SEI e Gerente de Projetos PRODESP para orientar os procedimentos que deverão ser adotados para capacitação da cidade;
  • Garantir que a agenda de capacitação dos multiplicadores e da webinar para os usuários da cidade seja cumprida.

Produtos Ofertados
Os Produtos Ofertados foram criados para atender as necessidades dos usuários, com materiais de linguagem simples, dinâmica e de fácil compreensão, mantendo a excelência na qualidade do conteúdo sem torná-los extensos ou maçantes para que não sejam ignorados pelos usuários. Dessa forma, acreditamos que é possível ampliar a absorção e compreensão do conhecimento,  imprescindível para o bom uso da ferramenta.

  • Ambiente de Treinamento, que permite a simulação de rotinas de trabalho no SEI;
  • Capacitação para Multiplicadores do Conhecimento;
  • Curso de Ensino a Distância em Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA);
  • Manual do Usuário;
  • Manual de Acesso Externo;
  • Operação Assistida para acompanhar o uso do SEI a partir da data de implantação;
  • Webinars das operações básicas do sistema para todos os usuários.

 

Complementary Content
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